Comment de désencombrer l'esprit en digitalisant correctement ses flots métiers ?

Dans votre métier, vous avez sûrement des choses bien à vous, des processus particuliers, des flots d'échanges avec vos clients.

Comment s'en sortir pour travailler correctement sans être encombrés de post-its sur votre bureau, ou bien sans utiliser sa boite mail comme to-do ?

Trois solutions s'offrent à vous :

1. Business as usual, notre cerveau regorge d'information très spécifiques, il ne faut rien oublier, notre boite mail contient les éléments à faire, et notre bureau est plein de post-its
   
2. S'outiller avec des logiciels du marché qui permettent de gérer les cas les plus courants des entreprises : facturation, comptabilité, CRM sont souvent les premiers postes que l'on outille afin d'assurer un bon fonctionnement
3. Faire développer son propre logiciel SaaS pour gérer son processus particulier afin d'éviter les contraintes et de libérer l'esprit. Vous pouvez alors utiliser des ressources internes ou externes.

‍

Chez SociaNova (ou je travaillais avant) le choix était affirmé de s'outiller en interne. J'ai grandement participé à l'automatisation de tout un tas de tâches administratives chronophages mais nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise : par exemple nous avons créé de toutes pièce un système automatisé de gestion des formations et de tous les documents liés (feuilles d'émargement, conventions, contrats des formateurs, factures, ...). Cela nous a fait gagner un temps fou, et a surement contribué à permettre de gérer de plus en plus de journées de formation chaque année.

Depuis j'ai créé ALLOHOUSTON. Notre quotidien consiste à aider les entreprises à s'outiller pour fonctionner efficacement.
Une réalisation importante est la plateforme que nous avons pu faire pour WORKPLACE ETHICS SOLUTIONS et qui est opérée par ALLODISCRIM. Il s'agit d'outiller un cabinet d'avocats spécialisés pour la prise de rendez vous avec les personnes concernées par des situations de discrimination sur leur lieu de travail.

Le métier d'allodiscrim est bien différent de celui d'un cabinet d'avocats traditionnel. Certains éléments sont communs : gestion des agendas et suivi des temps passés par exemple.

Mais certaines particularités sont uniques au fonctionnement de ce cabinet et n'auraient pas pu être prises en compte par les solutions existantes : prise de rendez vous en ligne avec rappel de la part de l'avocat (à la Doctolib), suivi des affaires spécifique au métier exercé, reporting à destination des entreprises clientes...

La solution que nous avons créée pour Workplace Ethics Solutions et qui fonctionne opérationnellement depuis un an et demi a permis d'outiller le métier de bout en bout, en mettant l'outil au service des utilisateurs et non en utilisant un outil existant qui aurait contraint ces utilisateurs à s'adapter et chercher des solutions de contournement aux nombreux cas d'usage non couverts.

Et vous, quels sont les choix qui ont été faits dans vos entreprises ? Quels processus avez vous outillé ? En êtes vous satisfaits ?