Guillaume Macherey
Co-fondateur d'ALLOHOUSTON
Abandonner Excel au profit d'un logiciel de planification de la production est toujours un défi pour une entreprise industrielle. Les solutions du marché sont rarement adaptées aux besoins spécifiques, et encore moins aux contextes spécifiques comme celui de Capsum chez qui se combinent une forte croissance industrielle avec l'innovation de pointe et le développement international.
Pour répondre à ces enjeux, ALLOHOUSTON a imaginé et conçu une solution de planification industrielle fiable, évolutive et capable de s’adapter aux contraintes métiers de Capsum.
L’objectif : dépasser les limites d'Excel pour créer un planning de production robuste, automatisé, et directement connecté au système d'information de l'entreprise.
En seulement quelques mois, les méthodes de travail de Capsum ont été industrialisées, pour atteindre une efficacité optimale et lui offrir une meilleure réactivité.
Capsum est un sous-traitant cosmétique qui s’est imposé, en quelques années, comme l’un des acteurs incontournables du secteur : elle développe des techniques avancées d’encapsulation et de microfluidique pour les actifs cosmétiques. Cette expertise et sa démarche de R&D (60 brevets au total) lui ont permis de collaborer avec les plus grandes maisons : Chanel, Estée Lauder, L’Occitane, Givaudan, pour n’en citer que quelques-unes.
Le savoir-faire de Capsum s’étend au-delà de la cosmétique, avec des applications dans les secteurs pharmaceutique, alimentaire ou encore chimique.
A travers ces quelques articles de presse, Capsum révèle les lignes de son ambition que l’on peut résumer en 4 points :
1- Une production marquée par une expansion régulières des capacités du site industriel
→ Capsum a déménagé deux fois depuis 2012 pour répondre à ses besoins de production croissants (Source : Inpi)
2- De grandes ambitions, qui amèneront encore des adaptations côté production→ Capsum vise à devenir le leader mondial dans la fourniture de cosmétiques innovants en 2025, ce qui impliquera probablement une nouvelle expansion de ses capacités de production (Source : MesInfos)
3- Gagner en autonomie : l'intégration d'une ferme d'ingrédients naturels
→ En 2022, Capsum a lancé sa propre ferme de production d'actifs naturels à Marseille, ajoutant un nouveau niveau de complexité à sa chaîne de production (Source : Usine Nouvelle)
4- Produire à l’international : un modèle à dupliquer aux États-Unis→ Avec l'ouverture d'une usine au Texas, Capsum doit répliquer ses méthodes de production à l’identique à l’international (Source : La Provence)
Capsum est une entreprise en pleine exploration : innovation continue, production qui s’intensifie, équipes qui s’agrandissent et de nouveaux contrats signés régulièrement.
Dans ce contexte, les méthodes moins outillées peinent à suivre le rythme.
Jusqu’à présent, toute la planification reposait sur un fichier Excel, très sophistiqué : enrichi au fil des années par les retours terrain, c’était devenu un outil sur-mesure, pensé pour les besoins spécifiques de Capsum.
Des limites sont cependant rapidement apparues :
Ce tableau n’était maîtrisé que par une personne, un “homme-clé” seul dans l’entreprise à détenir les connaissances nécessaires à la gestion du fichier
Une interface Excel qui demande beaucoup de manipulation et manque d’options d’automatisation.
Les risques de mauvaise saisie ou mauvaise manipulation des données du fichier sont très importants.
Toute erreur ou aléas de production entraîne une grande perte de temps pour réorganiser ou dé-planifier les planifications existantes.
La communication avec le système d’information de l’entreprise n’est pas optimale : les commandes doivent être récupérées chaque jour puis mises à jour manuellement dans le fichier Excel pour permettre la planification, puis réinjectées dans l’ERP.
À ce stade, les limites ne sont plus seulement techniques : elles deviennent organisationnelles. La solution actuelle est un goulot d’étranglement.
Avant de se lancer dans un développement sur mesure, plusieurs pistes auraient pu être explorées :
Aucune de ces options ne répond réellement à la complexité du besoin, ni à l’urgence opérationnelle de Capsum. Le choix d’une application Web développée sur mesure avec AlloHouston s’est donc imposé.
Nous avons fait le choix d’un développement sur-mesure, pour délivrer des gains rapides à moindre coût.
Dans un environnement industriel complexe comme celui de Capsum, le levier intéressant à actionner est l’ergonomie métier.
C’est LA priorité, avant même d’implémenter des algorithmes d'optimisation et d'automatisation.
Ceci est un parti pris fort avec l'expérience acquise par nos équipes. Il nous permet de nous assurer de bien comprendre l'ensemble des problématiques et des contraintes réelles du terrain, pour produire un MVP (minimum viable product) basé sur les fonctionnalités prioritaires les plus importantes en terme de gain de valeur ajoutée.
Notre démarche est celle du lean start-up appliqué au terrain industriel, qui donne naissance à ce MVP que nous pouvons ensuite affiner très vite en prenant en compte les usages réels.
Pour répondre aux contraintes de l’atelier, nous avons conçu une application sur-mesure, lisible, fiable et simple à prendre en main.
Voici les principales briques mises en place :
“Concevoir pour les pros, c’est imaginer des outils adaptés aux environnements les plus exigeants”. L’ergonomie B2B est bien éloignée de celle destinée au grand public :
Une bonne interface métier B2B n’est pas un “joli outil” : c’est une solution robuste, pensée pour s’adapter aux réalités du terrain, à des scénarios d’usage complexes et aux contraintes spécifiques de chaque métier.C’est ce parti-pris que les équipes d’ALLOHOUSTON ont appliqué pour ce projet chez Capsum. C’est grâce à cela que nous avons transformé un simple planning Excel en un véritable outil de pilotage industriel, avec :
Exemples :
Les interfaces et applications B2C sont plus généralement équipées d’une fonctionnalité Drag & Drop (glisser-déposer). Elle imite l’expérience physique de déplacer un objet.Dans des contextes B2B plus complexes, ce type de geste peut réduire l’efficacité de l’opérateur : le Click and Moove (cliquer-bouger) est alors plus adapté. En effet, sur une interface dense comme le planning de Capsum, avec de nombreux éléments à l’écran, maintenir le clic en continu devient une source de fatigue, de maladresses… et d’erreurs.Avec le Click & Move, l’interaction se déroule en 3 temps : cliquer, naviguer, déposer. Elle apporte des avantages clés pour une organisation industrielle :
L’équipe ALLOHOUSTON a créé pour Capsum un outil de planification robuste, ancré dans sa réalité industrielle, et surtout évolutif pour l’accompagner sans à-coups dans sa croissance et ses projets !
L’outil est passé de l’idée à la mise en production en seulement trois mois. Puis, trois mois supplémentaires d’aller-retours en conditions réelles ont permis de peaufiner les détails.
Adoption généralisée :
Gain de temps considérables et robustesse, grâce à :
Capsum estime à 1/2 journée par semaine gagnée grâce à la réduction du temps passé sur les mises à jour quotidiennes et la planification hebdomadaire.
Les équipes de Capsum constatent également davantage de fluidité dans la planification et les modifications de commandes, grâce à l’interface, sur-mesure et adaptée aux utilisateurs.
Capsum apprécie la souplesse, lors du développement et dans la prise en compte de ses besoins spécifiques. Le résultat est une solution simple et facile d’accès que les équipes ont adoptée.
Transformer les problématiques et contraintes métiers en un outil opérationnel
Pour réussir les projets digitaux de nos clients, nous partons toujours de la compréhension fine de leurs métiers.
Pour Capsum, nous avons par exemple pris en compte les contraintes de production :
Notre méthode repose sur 6 étapes claires :
Nos consultants-développeurs conçoivent, développent et accompagnent le produit de bout en bout.Avoir toujours les mêmes interlocuteurs évite les ruptures ou les délais entre les phases du projet et assure la cohérence entre les besoins métiers et les solutions livrées.Bonus : le cahier des charges n'est pas figée puisque l'équipe travaille en co-construction avec les utilisateurs finaux.
Pour aller plus vite, nos équipes s'appuient sur des composants développés en interne (découvrir le Product Studio d’ALLOHOUSTON)Ces "briques" sont mises à disposition de nos clients pour les projets que nous réalisons et maintenons. Cela nous permet de proposer systématiquement un produit robuste, livré rapidement, et évolutif.
Chez ALLOHOUSTON, nous faisons le choix d’automatiser uniquement si l’on valide la valeur ajoutée de cette démarche, pas avant.
Nos prochaines étapes pour Capsum vont donc porter sur l’automatisation, puisque :
Sont en réflexion :
