Victor Parpoil
Co-fondateur d'ALLOHOUSTON
La transformation numérique n’est pas un concept nouveau. Mais les entreprises ont encore du mal à se l’approprier pleinement. Par exemple, seules “39% des TPE et PME pensent que le numérique leur permet de générer des profits” (baromètre France Num).
Beaucoup de ces entreprises se concentrent uniquement sur l'acquisition de clients en ligne, négligeant un aspect tout aussi important : la digitalisation des processus internes.
Quand elles utilisent les technologies numériques pour optimiser, automatiser et simplifier les processus métiers, les entreprises s’offrent un avantage concurrentiel indéniable. En effet, digitaliser les processus opérationnels les rend plus fiables, plus rapides et plus efficaces.
Cela concerne de nombreux métiers internes, quasiment tous, à commencer par les plus évidents : le suivi de la production, la facturation et la gestion des contrats, les ressources humaines.
C’est le sujet que nous allons traiter dans cet article, en vous détaillant les avantages de cette démarche et en présentant les étapes à suivre pour organiser la digitalisation des processus au sein de votre entreprise.
La digitalisation des processus débloque des possibilités d’amélioration de votre organisation interne. C’est donc un puissant levier pour booster la productivité et la rentabilité du travail de vos équipes.
Au-delà des simples profits commerciaux directs de la captation de clients via Internet, elle améliore significativement le quotidien des collaborateurs. Elle facilite en effet l’accès à des outils et méthodes de travail plus intuitifs et plus agiles.
Digitaliser ses processus métiers est une étape clé de la transformation digitale. Voici les avantages :
Cela permet en premier lieu de réduire les coûts et les erreurs. En effet :
Par ailleurs, passer vos processus métiers au numérique vous apportera un gain non négligeable de temps et d’efficacité. Par exemple :
La digitalisation offre, de plus, une flexibilité accrue pour votre entreprise et vos équipes :
Pour finir, digitaliser ses processus métiers a un impact positif sur la qualité de service, et donc la satisfaction client. Le digital vous permet notamment de mettre en place une expérience client accessible 24/7 et personnalisée.
De plus, l’exploitation des données vous aide à anticiper les attentes de vos clients, augmentant ainsi le taux de conversion et la fidélisation.
Cependant, la digitalisation des processus en entreprise ne se limite pas uniquement à l’adoption de nouvelles technologies.
Il s’agit en réalité d’une transformation qui permet de repenser et d’optimiser les habitudes, les méthodes, les outils et les interactions entre les équipes.
Et les bonus de cette transformation vont au-delà des gains de productivité.
Ils concernent également l’adaptation culturelle de l’entreprise aux nouvelles réalités du monde du travail. Ils lui permettent de s’aligner avec les attentes modernes des collaborateurs, offrant un environnement de travail plus dynamique et inclusif. De plus, la digitalisation ouvre l’accès à des compétences spécialisées, au-delà des contraintes géographiques, grâce au travail à distance.
Voici deux exemples de l’apport du digital pour les clients d’ALLOHOUSTON : Les Marmites Volantes et l’ACPM.
Ces deux études de cas illustrent comment la digitalisation peut révolutionner les processus métiers, que ce soit dans le domaine de la restauration scolaire ou encore pour un projet de certification des médias !
Les Marmites Volantes proposent plusieurs offres de restauration autour de la convivialité, du goût et de l’engagement. Nous avons rencontré Ariane, la fondatrice de l’entreprise, en 2021 et le courant est très bien passé.
> Le contexte :
Les Marmites Volantes venaient de lancer leur offre de restauration scolaire durable et gourmande, et avaient besoin d’un ERP pour outiller tous les aspects métiers d’une activité nouvelle et en croissance (plans alimentaires, fiches techniques, préparation de la production, production, livraison et facturation, relations écoles). Ariane nous a tout de suite fait part de ses expériences passées douloureuses en termes de développement et déploiement de logiciels métiers et toute l’équipe a très vite adhéré à notre approche de conception sur-mesure collaborative.
> Un ERP sur-mesure :
En nous appuyant sur leur expertise et leur vision particulière du métier de la restauration collective, nous avons conçu et développé un ERP sur-mesure pour outiller et enrichir leurs processus. Le résultat : depuis 18 mois, tout l’équipe utilise Coco (le petit nom donné au logiciel), de la diététicienne jusqu’au chef en passant par les écoles, les livreurs et la compta. Ce sont plus de 1000 repas par jour qui sont ainsi cuisinés et livrés à vélo ou en mode de transport doux à des enfants de maternelle et élémentaire, par une équipe engagée et super sympa
=> Découvrez l’étude de cas des Marmites Volantes
L’ACPM est le tiers certificateur des médias. L'association professionnelle contrôle, certifie et donne de la valeur aux chiffres des médias. Nous avons rencontré Jean-Paul, aujourd’hui directeur général adjoint de l’ACPM, en 2019.
> Le contexte :
L’ACPM, qui certifiait déjà les chiffres de la presse "print”, des sites web et applications, des webradios et du "Digital Out Of Home”, souhaitait lancer une certification pour structurer le marché français des podcasts. Jean-Paul et ses équipes cherchaient un partenaire pour les accompagner dans la conception et la mise en place de cette certification, en lien avec les éditeurs et les mesureurs.
> Une plateforme de certification :
Nous nous sommes appuyés sur leurs expériences passées (notamment sur les webradios) et sur leur connaissance très pointue du marché des podcasts et de l’audio digital, pour concevoir l’ensemble de la certification. En collaboration avec les équipes et l’ensemble des acteurs du marché, nous avons conçu le cahier des charges pour les éditeurs et les mesureurs. Puis, nous avons développé la plateforme qui récolte les logs de téléchargements et permet aux équipes de l’ACPM de contrôler les chiffres. Depuis son lancement officiel en Juin 2020, ce sont 35 classements mensuels qui ont été publiés. Aujourd’hui, environ 640 podcasts, 77 marques et 11 groupes sont adhérents à cette certification et ce sont mensuellement 43 millions de logs de téléchargements qui sont contrôlés via la plateforme développée et maintenue par ALLOHOUSTON.
=> Découvrir l’étude de cas de l’ACPM
Les avantages de la digitalisation des processus métiers sont nombreux.
Mais pour les atteindre, il faut parfois relever certains défis.
Chez ALLOHOUSTON, nous avons parfois constaté ces défis, qu’il est nécessaire d’identifier rapidement, pour éviter qu’ils ne freinent votre projet de digitalisation.
La route vers la digitalisation présente des défis, en particulier ceux de la résistance au changement et la nécessité d’une vision à long terme. Mais choisir le bon prestataire en solutions digitales transforme ces obstacles en étapes surmontables.
Une approche adaptée, le soutien des équipes et une planification rigoureuse vous permettent de mener avec succès la digitalisation de vos processus métiers.
Passer de l’analogique au numérique (numérisation ou informatisation des tâches) est bien différent de l’action de digitaliser ses processus métiers.
La numérisation se limite à automatiser des tâches, sans impliquer de transformation spécifique en interne. La digitalisation requiert la mise en place de nouvelles pratiques après l’observation des processus existants, afin de les optimiser et de déployer un nouveau modèle d’affaires.
Il est donc important de faire la différence entre les deux, pour pouvoir mettre en route une digitalisation réussie.
4 grandes étapes peuvent être suivies en entreprise pour réussir sa digitalisation. L’étape clé est celle de l’état des lieux, qui consiste à analyser les processus existants pour avoir une vision globale.
On peut ensuite entamer une réflexion en vue de l’optimisation et de la digitalisation de ces processus. Cette 2e étape permet d’identifier les tâches “numérisables” de celles qui ne le sont pas. Elle peut aussi aider à envisager une toute nouvelle organisation.
Le moment est alors venu de concevoir la stratégie de digitalisation des processus. Il sera alors nécessaire de mettre sur pied un véritable plan d’action, comprenant les objectifs à atteindre, les outils à déployer, le budget à consacrer à la transformation. En parallèle des objectifs, il sera essentiel de définir des indicateurs à surveiller, pour garantir le succès de la digitalisation et de la bonne adoption par les équipes.
Pour finir, les entreprises ne doivent jamais négliger la formation de leurs équipes ni l’amélioration continue sur le moyen et long terme. La digitalisation permet d’évoluer au fil du temps et de s’adapter aux nouvelles exigences du marché : il est donc important de prévoir des actions régulières pour piloter les changements à venir.
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Vous le voyez dans le graphique ci-dessus, les équipes n’apparaissent qu’à la fin de la frise. Chez ALLOHOUSTON, nous partons du constat que la transformation digitale doit débuter, ou même venir, des équipes, pour une meilleure efficacité et une meilleure adoption.
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A chacune de nos missions, nous prenons le temps d’aller “sur le terrain” et d’inclure les équipes à nos ateliers pour comprendre l’ensemble des processus existants.
Par ailleurs, nous évitons les “usines à gaz” : la stratégie des “petits pas” s’avère bien plus efficace à long terme. La mise en place d’une action concrète, même modeste, permet ensuite de déployer petit à petit d’autres briques… Nous préférons avancer sur ce rythme plutôt que de penser une “machine de guerre” qui ne verra jamais le jour, ou bien sera rejetée par les équipes.
Aperçu d’un atelier ALLOHOUSTON :
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Digitaliser ses processus métier ouvre la voie à une plus grande efficacité et à de nouvelles opportunités. Cela permet aussi de mieux relever les défis du marché moderne.
En tant que partenaire stratégique, ALLOHOUSTON est à vos côtés pour vous guider dans cette aventure numérique, du début à la fin.
=> Contactez-nous pour votre projet de digitalisation
